Aki írásban szeretne panaszt tenni a pénzügyi szolgáltatónál, az megteheti postai úton, e-mail útján vagy telefaxon is. Sőt megbízhat valakit abból a célból, hogy az előre megírt panaszlevelét helyette bevigye a pénzügyi szolgáltatóhoz, de természetesen személyesen is leadhatja azt.

Már ekkor is érdemes tudatosan eljárni, mert könnyen lehet, hogy később szükséges lesz igazolni azt, hogy valóban megkíséreltük rendezni a vitát. Postai úton történő feladás esetén azt javasolt ajánlottan vagy tértivevényesen megtenni és az igazoló szelvényt megőrizni, csak úgy, mint a vonatkozó elektronikus levelet, ha e-mailben reklamáltunk. Telefax útján közölt panasz esetén pedig a faxon kapott visszaigazolással egyértelműen bizonyítani lehet, hogy a reklamációt elküldtük. A személyesen leadott írásos panaszt pedig másolaton vetessük át, amin az átvétel időpontja feltüntetésre kerül.

A panaszra a pénzintézménynek a beérkezéstől számított 30 napon belül írásban, indokolással ellátott választ kell adnia, tehát nem elegendő álláspontját közölnie, azt indokolnia is kell. Ezért célszerű már a panaszban kérni a pénzintézetet, hogy álláspontját jogszabályi rendelkezésekkel, illetve a szerződés vonatkozó részeinek meghivatkozásával, vagy egyéb módon támassza alá.

Figyeljünk arra, hogy a panasz az összes szükséges adatot (az ügy leírása mellett pl. a szerződés adatai, elérhetőségek, stb.) tartalmazza és helyesen tükrözze álláspontunkat.

A panaszt a pénzügyi intézménynek minden részletre kiterjedően szükséges megvizsgálnia és közölnie kell azt, hogy ennek eredményeként a panaszt elfogadja vagy pedig elutasítja. Amennyiben jogosnak tartja az igényt, akkor a felek a vitát egymás között tudják megoldani. Amennyiben pedig a panaszt elutasítja, akkor meg is kell magyaráznia pontosan és közérthetően, hogy miért nem fogadja azt el.